Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 17 Marzo 2023

1. Che cos'è un avviso sulla privacy?

La vostra privacy è importante per noi. Questo Avviso sulla Privacy si applica quando si visitano o utilizzano i nostri siti web, le nostre app ed altri servizi, compresi gli eventi, che fanno riferimento o rimandano a questa Informativa sulla Privacy (ciascuno considerato un "Servizio"). Il presente Avviso sulla Privacy può essere integrata da ulteriori dichiarazioni, termini o avvisi sulla privacy forniti all'utente. Quando trattiamo i dati personali dell’utente, ci atteniamo alla legislazione sulla protezione dei dati e sulla privacy.

I dati personali dell’utente comprendono tutte le informazioni in nostro possesso che identificano o riguardano l’utente stesso. Non includono i dati per i quali l'identità è stata rimossa (dati anonimi). Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sui tipi di dati personali che raccogliamo dall’utente.

Tutto ciò che facciamo con i dati personali dell’utente è da considerarsi come un'elaborazione, compresa la raccolta, l'archiviazione, la modifica, il trasferimento e la cancellazione. Rispetteremo la legislazione in materia per assicurarci che i dati dell’utente siano protetti e utilizzati in modo appropriato.

2. Chi siamo?

Air Charter Service è costituita da diverse entità legali e il presente Avviso sulla Privacy viene emesso per conto del gruppo Air Charter Service; pertanto, quando in questo Avviso sulla Privacy si parla di "Air Charter Service", "noi", "ci" o "nostro", ci si riferisce alla relativa società del gruppo che è responsabile del trattamento dei dati dell’utente. 

Air Charter Service Group Limited (numero di registrazione della società: 04028491) di Millbank House, 171-185 Ewell Road, Surbiton, Surrey, KT6 6AP, Regno Unito e le sue affiliate (tra cui The Travel Division Ltd che opera come Air Charter Service Travel & Concierge con numero di registrazione della società: 08697954) sono tutti considerati titolari del trattamento dei dati personali. Tuttavia, nel caso in cui Air Charter Service riceva da terzi o da un cliente informazioni relative ad un passeggero per il quale stiamo organizzando un charter, siamo responsabili del trattamento dei dati e li tratteremo solo in conformità alle istruzioni di terzi o del cliente.

3. Quali dati personali raccogliamo?

Clienti

Quando l’utente acquista un servizio, un prodotto, ci contatta o compila un modulo online, possiamo raccogliere una serie di informazioni, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: nome, titolo, mansione, indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo e-mail, dati del passaporto, carta di credito/debito o dati bancari.

Trattiamo la maggior parte dei dati dell’utente per adempiere al nostro contratto con lo stesso, ovvero per confermare l’ordine, contattarlo per la consegna dei servizi, organizzare il suo pagamento e fornirgli i prodotti che ha acquistato. Possiamo anche utilizzare i suoi dati personali per i nostri legittimi interessi, tra cui la protezione dalle frodi e la formazione e qualità.

I dati di categoria speciale sono una categoria di dati personali che richiedono maggiore protezione in quanto sensibili in termini di legge applicabile, come ad esempio i dati relativi alla salute.

I dati sanitari saranno trattati solo per garantire la sicurezza dell’utente prima, durante e dopo il volo, e se abbiamo ricevuto il suo consenso. Fornendoci questi dati personali sensibili, l'utente accetta esplicitamente che noi possiamo raccogliere, utilizzare, condividere con terzi (come le compagnie aeree) e trasferire tali dati.

Visitatori del sito web

Quando l'utente utilizza il sito web www.aircharterservice.it (" Sito web"), al fine di migliorare il Sito web e i prodotti e i servizi che offriamo, possiamo raccogliere dati tecnici quali gli indirizzi IP e l'ID dei cookie. Per ulteriori informazioni su come utilizziamo i cookie, si prega di consultare la nostra Politica sui Cookie.

Fornitori, contatti commerciali e visitatori delle nostre strutture

Se lavorate per uno dei nostri fornitori o siete uno dei nostri contatti commerciali, di solito trattiamo il vostro nome e i dati di contatto commerciali, come l'indirizzo e-mail e il numero di telefono della vostra azienda e l'indirizzo della vostra organizzazione. Trattiamo le informazioni sulla base dei nostri legittimi interessi nel mantenere il nostro rapporto con voi o, in casi limitati, sulla base dell'adempimento di un contratto con voi o per adempiere ad un obbligo legale che ci viene imposto.

Utilizziamo le telecamere a circuito chiuso all'interno e all'esterno delle nostre strutture ai fini della prevenzione, dell'individuazione e della sicurezza nei confronti dei reati. Conserviamo le immagini delle telecamere a circuito chiuso per 30 giorni, dopodiché le cancelliamo.

Candidati

Se vi candidate per un posto di lavoro presso di noi, o se ci spedite il vostro CV, i vostri dati personali che probabilmente tratteremo includono:

• Dati identificativi quali nome, secondo nome, cognome, stato civile, titolo, data di nascita e sesso;
• Dati di contatto come l'indirizzo postale, indirizzo e-mail e  numeri di telefono;
• Dati relativi all'istruzione, alla carriera e all'esperienza lavorativa;
• Informazioni personali relative alle vostre competenze e qualifiche; e
• Qualsiasi altra informazione inserita nel CV, nella candidatura o nella lettera di presentazione che ci spedite.

Trattiamo le vostre informazioni sulla base dei nostri legittimi interessi per determinare se abbiamo un posto vacante adatto a voi. Nella misura in cui abbiamo bisogno di trattare categorie speciali di dati sul vostro conto (ad esempio, per garantire che i nostri locali siano adeguatamente attrezzati per voi se vi presentate per un colloquio), lo faremo in conformità con i nostri obblighi legali. Se ci fornite categorie speciali di dati che non abbiamo richiesto, li tratteremo sulla base del vostro consenso perché ci avete fornito volontariamente tali informazioni.

4. Come vengono raccolti i dati personali?

Clienti, fornitori e contatti commerciali

• Interazioni dirette

Potete fornirci i vostri dati personali compilando i moduli sul nostro sito web o contattandoci per posta, telefono, e-mail o in qualsiasi altro modo. Ciò include i dati personali che ci fornite quando: effettuate un ordine per i nostri prodotti o servizi; inviate una domanda sui nostri prodotti o servizi, sia sul nostro sito web che per e-mail o telefono; richiedete l'invio di materiale di marketing; o ci fornite un feedback o ci contattate per qualsiasi altro motivo.

• Terze parti

Potremmo raccogliere i vostri dati personali da terze parti, come i nostri clienti che potrebbero fornire i vostri dati come passeggeri allo scopo di organizzare un charter. Possiamo anche raccogliere informazioni da fonti pubblicamente disponibili (come il Registro delle Imprese) e da fornitori di dati per convalidare o integrare le informazioni in nostro possesso. 

Candidati

Riceviamo i dati personali direttamente da voi quando ci contattate per un posto vacante specifico o per un approccio speculativo. Possiamo anche ricevere informazioni su di voi da reclutatori e agenzie che forniscono lavoratori interinali o dal vostro precedente datore di lavoro.

5. Quando vi contatteremo?

• In relazione a qualsiasi servizio, prodotto, attività o contenuto online che avete sottoscritto per garantire che possa essere prestato o fornito, ad esempio per assicurare il pagamento del vostro charter, offrire altri servizi o aggiornamenti relativi al charter o chiedere se avete bisogno dei nostri servizi;
• In relazione a qualsiasi corrispondenza che riceviamo da voi o a qualsiasi vostro commento o reclamo;
• Per invitarvi a partecipare a sondaggi volontari.
• Per aggiornarvi su eventuali modifiche sostanziali alle politiche e alle pratiche.
• Per tenervi periodicamente informati su prodotti e servizi rilevanti che riteniamo possano essere di vostro interesse. I tipi di comunicazione includono gli aggiornamenti della newsletter trimestrale, la rivista Cloud o le e-mail come le disponibilità di “empty legs” e di charter.

Vi invieremo materiale di marketing solo se siamo autorizzati a farlo in base alla legislazione sulla protezione dei dati e sulla privacy, il che di solito significa che abbiamo il vostro consenso all'invio di materiale di marketing, che ve lo inviamo perché siete uno dei nostri clienti esistenti o sulla base di un Interesse Legittimo. È possibile annullare l'iscrizione alle nostre comunicazioni di marketing in qualsiasi momento, facendo clic su "annullamento dell'iscrizione" in qualsiasi e-mail di marketing inviata o contattandoci utilizzando i dati di contatto alla fine di questa Informativa sulla Privacy.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

Clienti

I vostri dati personali vengono conservati per tutta la durata del nostro rapporto con voi, o per non più di 6 anni dalla data in cui avete effettuato l'ordine. Questo ci consente di gestire la tenuta dei registri commerciali e finanziari, e di risolvere controversie o garanzie. Dopo tale data i vostri dati personali saranno cancellati o resi anonimi, in modo da non essere più personalmente identificabili. I vostri dati saranno conservati in modo sicuro in ogni momento.

Fornitori e contatti commerciali

I vostri dati personali vengono conservati per tutta la durata del nostro rapporto con voi o con l’organizzazione per cui lavorate. Vi preghiamo di comunicarci se lasciate l'organizzazione o se i vostri dati cambiano. Se riceviamo da voi o dalla vostra organizzazione la notifica che non lavorate più presso tale organizzazione, o se non manteniamo più un rapporto di lavoro con la vostra organizzazione, cancelleremo le vostre informazioni dal nostro sistema.

Se ci rivolgiamo a voi come potenziale fornitore, conserveremo i vostri dati fino a quando non riceveremo da voi o dalla vostra organizzazione la notifica che non lavorate più per quell’organizzazione o fino a quando non corrisponderemo più con l'organizzazione per cui lavorate.

Candidati

In caso di esito positivo, conserveremo i vostri dati personali in linea con la nostra informativa sulla privacy nei confronti dei nostri dipendenti, di cui vi verrà fornita una copia. In caso di esito negativo, in generale conserveremo la vostra candidatura, il CV e/o la lettera di presentazione e tutti gli altri dati personali che ci avete fornito per 6 mesi dalla data della nostra decisione, nel caso in cui si presentino altri ruoli adatti ai quali pensiamo possiate essere interessati, o nel caso in cui abbiate domande sulla nostra decisione. Dopo tale data, i vostri dati personali saranno definitivamente cancellati o distrutti.

Oltre a quanto sopra, conserviamo i vostri dati personali per tutto il tempo necessario e rilevante per le nostre operazioni. In generale, conserviamo i dati personali in conformità alle nostre procedure interne di conservazione, determinate in base ai nostri obblighi normativi e alle buone prassi. Inoltre, possiamo conservare i dati personali relativi a precedenti attività di prenotazione per adempiere alle leggi nazionali, prevenire le frodi, riscuotere le tariffe dovute, risolvere le controversie, risolvere i problemi, assistere nelle indagini e intraprendere altre azioni consentite o richieste dalle leggi nazionali applicabili.

Quando non sarà più necessario conservare i vostri dati personali, ne anonimizzeremo una parte per scopi analitici e scarteremo il resto seguendo una modalità sicura. In caso di domande relative ai nostri periodi di conservazione, vi preghiamo di contattarci all'indirizzo dataprotection@aircharterservice.com

7. Con chi condividiamo i dati personali?

Chiediamo a tutte le terze parti di rispettare la sicurezza dei vostri dati personali e di trattarli in conformità alla legge. Di seguito è riportato un elenco di potenziali terze parti con cui potremmo condividere i vostri dati personali.

I nostri fornitori di servizi

Ciò include fornitori esterni di servizi terzi, come ad esempio una compagnia aerea per quando prenotate un volo; contabili, revisori dei conti, esperti, avvocati e altri consulenti professionali esterni; fornitori di sistemi IT, di supporto e di servizi di hosting; fornitori di servizi di stampa, pubblicità, marketing e ricerche e analisi di mercato; fornitori di gestione di documenti e registri; ingegneri tecnici; fornitori di archiviazione dati e cloud e altri fornitori terzi simili e fornitori di servizi in outsourcing che ci assistono nello svolgimento delle attività aziendali.

Autorità governative e terze parti coinvolte nella prevenzione delle frodi e nell'applicazione delle leggi

Possiamo condividere Informazioni personali con autorità governative o altre autorità pubbliche (tra cui, a titolo esemplificativo ma non limitativo, tribunali, forze dell'ordine, autorità fiscali e agenzie di investigazione criminale); e con terzi partecipanti a procedimenti legali civili e con i loro commercialisti, revisori dei conti, avvocati e altri consulenti e rappresentanti, nella misura in cui riteniamo che sia necessario o appropriato: (a) per rispettare la legge applicabile, comprese le leggi al di fuori del vostro paese di residenza; (b) per ottemperare a procedimenti legali; (c) per rispondere a richieste di autorità pubbliche e governative, comprese le autorità pubbliche e governative al di fuori del vostro paese di residenza; (d) per far rispettare i nostri termini e condizioni; (e) per proteggere le nostre operazioni o quelle di una qualsiasi delle nostre società del gruppo; (f) per proteggere i nostri diritti, la nostra privacy, la nostra sicurezza o la nostra proprietà e quella delle nostre società del gruppo, di voi stessi o di altri; e (g) per consentirci di perseguire i rimedi disponibili o limitare i nostri danni.

Le nostre società del gruppo

Siamo una società di Mountfitchet Group Ltd. Possiamo condividere i vostri dati personali con alcuni membri delle aziende del nostro gruppo. Qualora abbiano accesso ai vostri dati personali, li utilizzeranno esclusivamente per gli scopi indicati nella presente Informativa sulla Privacy. Rimarremo responsabili della gestione e sicurezza delle Informazioni personali utilizzate congiuntamente. L'accesso alle Informazioni personali è limitato alle persone che hanno la necessità di accedervi per i nostri scopi aziendali.

Fusioni e acquisizioni

Nella misura in cui ciò sia necessario, terze parti a cui potremmo decidere di vendere, trasferire o fondere parti della nostra attività o dei nostri beni potrebbero avere accesso ai vostri dati personali. In alternativa, potremmo cercare di acquisire altre aziende o fonderci con esse, e a quel punto anche loro potrebbero avere accesso ai vostri dati personali. In caso di cambiamento nella nostra attività, i nuovi proprietari potranno utilizzare i vostri dati personali nello stesso modo in cui sono indicati nel presente Avviso sulla Privacy.

Ogni volta che trasferiamo i vostri dati personali, garantiamo un grado analogo di protezione, assicurando che sia in atto almeno una delle seguenti misure di tutela:

• trasferiremo i vostri dati personali solo in paesi che sono stati ritenuti in grado di fornire un adeguato livello di protezione dalle autorità competenti; oppure
• potremo subordinare il trasferimento dei vostri dati personali a specifiche disposizioni contrattuali che ne garantiscano l'adeguata protezione.

Vi preghiamo di contattarci se desiderate ulteriori informazioni sui metodi specifici da noi utilizzati per il trasferimento dei vostri dati personali.

8. Come conserviamo i dati personali in modo sicuro?

Ci impegniamo a mantenere i vostri dati personali sicuri e protetti da accessi non autorizzati, alterazioni non autorizzate, divulgazione o distruzione delle informazioni in nostro possesso.

Le nostre misure di sicurezza comprendono:

• crittografia dei nostri servizi e dati;
• revisione delle nostre pratiche di raccolta, archiviazione ed elaborazione delle informazioni, comprese le misure di sicurezza fisica;
• restrizioni di controllo dell'accesso a informazioni personali;
• accordi contrattuali di riservatezza e trattamento per i dipendenti e/o terze parti che possono richiedere l'accesso ai dati personali; e
• politiche interne che definiscono le nostre procedure di sicurezza dei dati e la formazione di dipendenti

9. Quali diritti avete per quanto riguarda i dati personali?

Non effettuiamo alcun processo decisionale automatizzato utilizzando i vostri dati personali (vale a dire prendendo una decisione senza alcun coinvolgimento umano), né i vostri dati personali utilizzati per qualsiasi scopo di profilazione.

In determinate circostanze, per legge avete il diritto di richiedere l'accesso alle vostre informazioni personali, di richiedere la rettifica delle informazioni personali in nostro possesso, di richiedere la cancellazione delle vostre informazioni personali qualora non vi siano validi motivi per continuare a trattarle, di opporvi al trattamento dei vostri dati personali e se la vostra situazione particolare vi spinge a opporvi al trattamento per questo motivo, di richiedere la limitazione del trattamento delle vostre informazioni personali o di richiedere il trasferimento delle vostre informazioni personali ad un'altra parte.

Avete il diritto di revocare il vostro consenso al trattamento dei vostri dati personali in qualsiasi momento. Per ritirare il vostro consenso, vi preghiamo di contattarci utilizzando i dati di contatto riportati di seguito. Una volta ricevuta la notifica che voi avete ritirato il vostro consenso, non tratteremo più le vostre informazioni per lo scopo o gli scopi per i quali avevate originariamente acconsentito, a meno che non abbiamo un'altra base legittima per farlo.

Questi diritti sono applicabili per il periodo in cui trattiamo i vostri dati. Esistono alcune limitazioni ed esenzioni a tali diritti, il che significa che in alcune circostanze potreste non avere il diritto di esercitarli; se riteniamo che questo sia il caso, dopo aver ricevuto una vostra richiesta, ve lo faremo sapere.

10. Avete bisogno di contattarci?

Per qualsiasi domanda o commento sul presente Avviso sulla Privacy o sugli aggiornamenti, modifiche e correzioni dei vostri registri, o per richieste di dati personali, vogliate contattare dataprotection@aircharterservice.com o per posta all’indirizzo: Data Protection Team, Air Charter Service, Millbank House, 171-185 Ewell Road, Surbiton, Surrey, KT6 6AP, United Kingdom.

Se desiderate presentare un reclamo sul modo in cui utilizziamo le vostre informazioni, vogliate contattare il nostro team per la Protezione dei Dati. Potete anche contattare l'autorità locale per la protezione dei dati.

11. Modifiche all'Avviso sulla Privacy

Occasionalmente aggiorneremo il presente Avviso sulla Privacy in base alle esigenze aziendali e legali. Pubblicheremo un avviso di eventuali modifiche sostanziali sul nostro sito web e, se del caso, vi informeremo utilizzando i dati di contatto che conserviamo a tale scopo. Vi invitiamo a rivedere periodicamente questo Avviso sulla Privacy per rimanere informati su come utilizziamo le vostre informazioni.